אפיון
אפיון תהליכים לאוטומציה: לפני שקונים משהו
השאלה שאפיון עונה עליה היא איזה תהליך למכן ראשון, ואיזה בכלל לא כדאי למכן. התשובה אינה המלצה על כלי אלא מספר: כמה שעות בחודש כל תהליך באמת גוזל, וכמה מזה חוזר. השיטה כולה כתובה בעמוד הזה, במלואה, כי היא מה שאפשר לבדוק אותנו מולו.
איך מודדים כמה שעות בחודש תהליך אחד באמת עולה?
לא שואלים. יושבים ליד מי שמריץ את התהליך היום ובודקים אותו בזמן שהוא קורה: לשבת ליד מנהלת הגבייה בזמן שהיא מוציאה מכתבים, לספור פעולות, לשאול מה קורה כשלקוח לא מופיע במערכת. הערכה בעל פה כמעט תמיד נמוכה מהמציאות, כי היא סופרת את הפעולה ולא את מה שסביבה.
מה שנמדד בפועל הם ארבעה דברים, ורק הראשון הוא זה שאנשים חושבים עליו:
- זמן הריצה עצמו. כמה דקות לוקחת פעם אחת של התהליך, מהתחלה עד סוף.
- תדירות. כמה פעמים בחודש. תהליך של חמש דקות שרץ ארבעים פעם עולה יותר מתהליך של שעה שרץ פעם.
- זמן ההיערכות. איסוף הקבצים, חיפוש הסיסמה, המתנה לדוח שמישהו אחר מפיק. זה הזמן שלא מופיע בשום הערכה ולרוב שווה לזמן הריצה עצמו.
- עלות התיקון. מה קורה כשמשהו יוצא שגוי, מי מגלה, ומתי. תהליך שטעות בו מתגלה חודש אחרי כן יקר בהרבה ממה שנראה בשעון.
בסוף השלב הזה יש מספר לכל תהליך, ואין עדיין שום נגיעה במערכת.
שיטת הדירוג: לפי מה מחליטים במה מתחילים?
הדירוג אינו לפי מי צועק הכי חזק ולא לפי מה שהכי קל לבנות. כל תהליך שנמדד עובר חמש שאלות, בסדר הזה, ותשובה שלילית לאחת מהראשונות עוצרת אותו לפני שממשיכים.
- אפשר לנסח את הכללים במילים? אם אי אפשר להסביר בשפה פשוטה מתי התהליך עושה מה, אין מה למכן. זה השער הראשון והוא פוסל הכי הרבה.
- הנתון אמין? אם השדה במערכת נשאר ריק כשלא נוח למלא אותו, אין על מה להצליב ואין על מה להתריע. קודם מסדרים את הקלט.
- זה חוזר מספיק? תהליך שרץ פעם או פעמיים בשנה כמעט אף פעם לא מצדיק בנייה ותחזוקה.
- כמה זה מחזיר? כאן נכנס המספר משלב המדידה. ההחזר הוא זמן הריצה ועוד ההיערכות ועוד עלות התיקון, כפול התדירות.
- מה נשאר לאדם? תהליך שכולו שיקול דעת לא עובר. תהליך שההכנה לו חוזרת וההחלטה בסופו אנושית הוא דווקא מועמד מצוין: מכינים את החומר, את ההחלטה חותם אדם.
מתחילים מתהליך אחד, זה עם ההחזר הגבוה ביותר שעבר את כל חמש השאלות. אחד, לא שלושה במקביל. תהליך שרץ ומוכיח את עצמו הוא גם מה שקובע אם ממשיכים לשני.
מתי ההמלצה היא לבטל את התהליך ולא למכן אותו
אוטומציה של תהליך מיותר לא מבטלת אותו, היא רק גורמת לו לקרות מהר יותר, בעלות תחזוקה קבועה, ובלי שאיש ישאל שוב אם הוא נחוץ. שלושה מקרים שבהם ההמלצה שלנו הייתה לבטל:
- דוח שאף אחד לא פותח. לפני שמייעלים הפקה של דוח בודקים מי קורא אותו ומה הוא עושה עם המספרים. דוח שאיש לא פותח לא צריך להיווצר מהר יותר, הוא צריך להפסיק להיווצר.
- תהליך שקיים כדי לפצות על תקלה במקום אחר. אם מקלידים נתון פעמיים מפני ששדה אחד לא מסונכרן, התיקון הוא בשדה. אוטומציה של ההקלדה הכפולה משמרת את התקלה לתמיד.
- תהליך שקיים מסיבה שכבר לא רלוונטית. זה מתגלה תוך כדי המדידה, כשמתברר שהדרישה שהולידה אותו בוטלה לפני שנתיים ואיש לא עצר לבדוק. אז ההמלצה היא לבטל ולא למכן.
חלק מהמדידות מסתיימות במסקנה שהחיסכון אינו מצדיק את ההשקעה, וזו תשובה לגיטימית. הרשימה הזאת היא הסיבה שהשלב הראשון הוא מדידה ולא הצעת מחיר.
מה מקבלים בסוף האפיון?
שלושה דברים, וכולם ניתנים לקריאה בלי אותנו:
- מיפוי של התהליכים שנבדקו, כל אחד עם ארבעת המספרים שנמדדו והמערכות שהוא נוגע בהן.
- סדר עדיפויות לפי חמש השאלות, כולל מה נפסל ובאיזה שער בדיוק. מה שנפסל חשוב לא פחות ממה שעבר.
- הערכה כמה כל תהליך צפוי להחזיר, ומה נדרש כדי לבנות אותו: אילו הרשאות, איזה מידע, ומי צריך להיות מעורב.
המסמך הזה שווה גם אם לא ממשיכים איתנו. הוא כתוב כך שספק אחר יוכל לעבוד לפיו, וזה מכוון: אפיון שאפשר להשתמש בו רק מול מי שכתב אותו אינו אפיון אלא הצעת מחיר בתחפושת.
איפה זה נכנס באוטומציה של תהליכים עסקיים
אוטומציה של תהליכים עסקיים היא המונח הרחב, והוא מכסה הכול מרובוט שממלא טפסים ועד מערכת ארגונית שלמה. אפיון הוא השלב שקודם לכל אלה, והוא זהה בכולם: לדעת מה התהליך עושה היום ומה הוא עולה, לפני שמחליטים במה לפתור אותו.
הסדר הוא גם סדר עדיפויות: מודדים, מפשטים, ורק אז ממכנים. תהליך שאפשר לפשט לא צריך אוטומציה אלא פישוט, וזה מתגלה באפיון ולא אחרי שנבנה משהו. הפירוט המלא של מה שקורה אחרי האפיון נמצא בעמוד שירותי אוטומציה לעסקים, ודוגמה לצמד מערכות שאפיון כזה מוביל אליו נמצאת בעמוד סנכרון בין CRM לחשבונית ירוקה.
מאיפה מתחילים
בוחרים תהליך אחד שחוזר על עצמו ומעצבן אתכם, ומגיעים עם שלושה פרטים: מי עושה אותו, כל כמה זמן, ומאיפה מגיע המידע שהוא צורך. בצד שלנו יושב אבישי, המייסד של טאגולה.
למה לא להתחיל מהמלצה על כלי?
כי ייעוץ שנפתח בהמלצה על כלי הוא ניחוש. הכלי נבחר לפי מה שהתהליך צריך לגעת בו ומה שהמערכות שלכם מאפשרות בפועל, ושני אלה לא ידועים לפני המדידה. ספק שממליץ על כלי בשיחה הראשונה כבר החליט מה הוא מוכר לכם, לפני שראה מה יש לכם.
כמה זמן לוקח האפיון עצמו?
זה נגזר ממספר התהליכים שנבדקים וממצב המידע עליהם, לא מגודל החברה. תהליך אחד שאדם אחד מריץ נמדד מהר. תהליך שעובר בין שלוש מחלקות דורש קודם להסכים מה בדיוק גבולותיו, וזה לרוב החלק הארוך. מה שקבוע הוא שהאפיון מסתיים לפני שנגעו במערכת כלשהי.
אפשר לעשות את האפיון בעצמנו?
כן, והשיטה כתובה בעמוד הזה במלואה כדי שתוכלו. שני דברים קשה לעשות מבפנים: למדוד תהליך בלי להסתמך על תחושה של מי שמריץ אותו, ולומר על תהליך שהוא מיותר כשמישהו בארגון אחראי עליו. אם יש לכם מי שיעשה את שניהם בכנות, אין סיבה לשלם על זה.
מה אם המדידה תגיד שאין מה למכן?
זו תוצאה לגיטימית והיא קורית. חלק מהמדידות מסתיימות במסקנה שהחיסכון אינו מצדיק את ההשקעה, ואז זו התשובה. השיטה בנויה כך שאפשר להגיע למסקנה הזאת בלי לנחש, וזו בדיוק הסיבה שהשלב הראשון הוא מדידה ולא הצעת מחיר.
מי צריך להיות בחדר?
האדם שמריץ את התהליך היום, לא מי שמנהל אותו. תיאור של מנהל הוא תיאור של איך התהליך אמור לרוץ, והפער בין זה לבין איך הוא רץ בפועל הוא לרוב עיקר הזמן שמתגלה. אם התהליך עובר בין מחלקות, נדרש גם מי שמוסמך להכריע מי הבעלים של כל שלב.
מה להביא לפגישה הראשונה?
שלושה פרטים על תהליך אחד שחוזר ומעצבן אתכם: מי עושה אותו, כל כמה זמן, ומאיפה מגיע המידע שהוא צורך. זה מספיק כדי להתחיל. אין צורך במסמכים, בתרשימי זרימה או בהכנה מוקדמת, ואם קיים תרשים ישן כדאי דווקא לא להסתמך עליו.
התוכן בעמוד זה הוא מידע כללי על דרך העבודה, ואינו הצעה, התחייבות או הבטחה לתוצאה. ההסדרים המחייבים (לרבות היקף השירות והטיפול במידע) נקבעים בהסכם בכתב. ראו תנאי שימוש.