אוטומציה בגיוס עובדים: קורות חיים שמסווגים ביום שהגיעו, ואיתות עיתוי ליד כל שם

לפני אוטומציה בגיוס עובדים: השבוע של מי שנמדד על השמות

יום ראשון בבוקר. משרה אחת, עשרות קורות חיים בתיבה, ורק את הראשונים מישהו הספיק לפתוח. מגייסת שמנהלת שלוש משרות במקביל יודעת שהיום שוב ייגמר לפני הערימה.

המועמד הטוב שהיה בערימה כבר חתם במקום אחר עד שהגיעו אליו. הראיון השני לא נקבע, כי אף אחד לא הספיק לחזור למועמד. משרה שהלקוח הציע לא נלקחה, כי הדסק מלא. וקורות החיים מלפני שלוש שנים, של מי שהיום בדיוק מתאים, יושבים במאגר ואף אחד לא זוכר אותם.

מי שמרוויח לפי השמה עושה את החשבון לבד: כל שעה על ערימה היא שעה שאין בה השמה.

בכל אחד מהמקרים האלה המידע היה קיים. הוא ישב בתיבה, במאגר הישן או בהתראה של LinkedIn Recruiter שנקראה בחטף, ואף אחד לא הגיע אליו ביום שזה היה חשוב. זה לא כישלון של שיפוט. זה כישלון של עיתוי.

כל סעיף להלן עונה על שתי שאלות בלבד: איזה חלק מהשבוע נעלם, ומה רואים על השולחן במקומו.

התאמה להשמה ולא התאמה על הנייר: מה אוטומציה בגיוס עובדים מסדרת

התאמה על הנייר היא מה שקורות החיים אומרים מול מה שהמשרה דורשת. התאמה להשמה היא התאמה על הנייר, ועוד עיתוי, ועוד דרך להגיע אליו: האדם המתאים, ברגע שהוא מוכן לעבור, ושאפשר להגיע אליו היום.

היתרון בגיוס תמיד היה העיתוי, לא הקריאה. הבעיה היא שאיתותי העיתוי מפוזרים.

האוטומציה עושה קודם כול שלושה דברים: מסווגת כל קורות חיים ביום שהגיעו, מחזירה לחיים את המאגר שכבר בניתם, ומכניסה את כל האיתותים לרשימת עבודה אחת, מסודרת לפי עיתוי, עם הסיבה ליד כל שם.

המערכת מדרגת, מסכמת ומגישה. מי מוזמן לראיון ומי מתקבל מחליט אדם, ושיקול הדעת המקצועי והאחריות נשארים אצלכם.

סינון קורות חיים אוטומטי והתאמה למשרה: הערימה של הבוקר נעלמת, ובמקומה רשימה עם נימוק

מה נעלם: פתיחת כל מייל, הורדת כל קובץ, קריאה של עמוד וחצי כדי לגלות שאין רישיון. וגם חיפוש מילות מפתח, שמפספס את מי שכתב "מידול סטטיסטי ב-Python" במקום "למידת מכונה".

התהליך מושך כל בוקר את קורות החיים שהגיעו לתיבה ולמערכת הגיוס, קורא PDF, Word ותמונה מוואטסאפ, בעברית ובאנגלית, ומוציא מבנה אחיד:

• מקומות עבודה ושנות ניסיון
• כלים ומערכות
• רישיונות והסמכות
• זמינות ואזור, כפי שנכתבו
• וכפילויות מול המאגר, שמאוחדות לכרטיס אחד

ההתאמה למשרה נעשית פעם אחת ובמילים. הקריטריונים נכתבים מתיאור המשרה, יחד איתכם, לפני הריצה, ונשמרים ביומן לכל משרה. AI קורא את קורות החיים כטקסט חופשי ומזהה שאותו דבר נאמר במילים אחרות. זה החלק שכללים נוקשים לא ידעו לעשות.

מה רואים במקום: כרטיס אחד לכל מועמד, אותם שדות בכל פעם, ולכל משרה רשימה מדורגת עם פסקת נימוק לכל שם, כשכל נקודה בנימוק מצביעה על הקריטריון שהיא עונה לו. שאלת סף שלא נענתה מסומנת כחסרה, לא מוסקת. מי שהמערכת לא בטוחה לגביו מסומן לבדיקה של אדם. מי שלא בראש הרשימה נשאר ברשימה.

שדות כמו גיל ושנת לידה, שנת סיום לימודים, כתובת, מצב משפחתי, מילואים ותמונה מוסתרים לפני הדירוג.

את הסיווג ביום שהגיעו Tagula CV Finder עושה כל בוקר אצל חברת השמה אחת, והפירוט בסעיף הבא.

Tagula CV Finder: אוטומציה של סינון קורות חיים שרצה היום אצל חברת השמה אחת

זה לא תיאור של מה שאפשר לבנות. Tagula CV Finder הוא כלי שבנינו, והוא רץ היום על מאגר קורות החיים של חברת השמה אחת. את שמה איננו מפרסמים. מה שהכלי עושה:

• שולף כל יום את קורות החיים שהגיעו למייל
• מנתח ומסווג אותם, כך שאפשר לענות מהר
• מצליב מול קורות החיים הישנים שכבר במאגר
• מסיק מה ההתפתחות המקצועית הסבירה מאז שהתיק הוגש
• ומציע התאמה למשרות חדשות שנפתחות

הפריט הרביעי הוא העיקר. קורות חיים מלפני שלוש שנים, של מי שהיה אז ג'וניור. הכלי אומר: סביר שהיום הוא כבר ברמה הבאה, והנה המשרה שנפתחה השבוע שהוא מתאים לה. המאגר שחברת ההשמה כבר שילמה על בנייתו מפסיק להיות ארכיון והופך למקור חי. זו התאמה להשמה בפועל: לפנות למי שהזמן שעבר עשה אותו מתאים. ההסקה היא הצעה שאתם מאמתים מול המועמד, לא עובדה.

השמה בזמן שיא היא מה שהכלי מאפשר, לא מה שהוא מבטיח: על קורות חיים שסווגו היום אפשר לענות היום.

בתהליך שנמדד אצל חברת השמה אחת, סקירת קורות החיים היומית לקחה בממוצע בין שעתיים וחצי לארבע שעות ביום. את ריצת הסיווג היומית הכלי עושה בכשתי דקות. זו ריצת הסיווג, לא תהליך הגיוס כולו: הראיונות, השיחות וההחלטות נשארו באורכם.

מאז, החברה מדווחת שמספר ההשמות גדל ביותר מחמישים אחוז, ומייחסת את זה למה שעשתה עם הזמן שהתפנה: לקחה עוד משרות ונכנסה לתחומים נוספים. זה מספר של לקוח אחד ותהליך אחד, ולא מה שצפוי אצלכם. כמה זה שווה אצלכם נמדד אצלכם.

איתור מועמדים פסיביים בזמן הנכון: מי מוכן לעבור השבוע, ומאיפה יודעים את זה

מה נעלם: הפנייה שמגיעה חצי שנה אחרי שהמועמד כבר עבר, ורשימת ה"אולי" הקבועה שאף אחד לא מתחזק.

אין כאן גישה אוטומטית ל-LinkedIn או לכל פלטפורמה אחרת. איתות עיתוי מגיע מארבעה מקומות:

• הכלים של LinkedIn Recruiter עצמה, בידי מי שמגייס. ככל ש-LinkedIn Recruiter מציגה איתותים כאלה, למשל Open to Work או התראה על חיפוש שמור, אדם קורא אותם שם. ברגע שאתם רושמים את המועמד במערכת שלכם, התהליך פותח משימה ותזכורת לחזור, ולא יותר מזה. ההצלבה מול ההיסטוריה שלכם והטיוטה מחכות עד שהמועמד עונה ומוסר את פרטיו.
• המאגר שלכם. מי הגיש שוב, מי עדכן קורות חיים, מי ענה להודעה ישנה, מי שהתהליך שלו הסתיים לפני כמה חודשים, ומי שקורות החיים שלו ישנים מספיק כדי להניח שהתקדם.
• הודעות פומביות ברמת חברה. פיטורים, סגירה, מיזוג או מעבר שהחברה פרסמה בעצמה: הודעה לעיתונות באתר החברה, דיווח לבורסה או ידיעה באתר חדשות. לא מרשתות חברתיות. רשימה שבועית של חברות עם קישור למקור. חברות, לא פרופיל על אף אדם.
• תשובה של מועמד. האיתות שנעלם הכי מהר בתיבה. התהליך מעלה כל יום את רשימת מי שמחכה לכם, ממוינת לפי כמה זמן התשובה מחכה.

מה רואים במקום: רשימת "מוכנים לדבר" יומית, ממוינת לפי עיתוי, עם הטריגר כתוב ליד כל שם. למי שקורות החיים שלו במאגר, הפנייה הראשונה נכתבת כטיוטה מקורות החיים ומהמשרה, ושולחים אותה אתם, מהחשבון שלכם. פנייה ראשונה למועמד לא נשלחת אוטומטית.

איתות הוא הצעה לפנות, לא החלטה. העיתוי הוא היתרון של מי שמגיע ראשון, והוא נבנה ממה שהמועמד עצמו סימן, מסר או פרסם.

אוטומציה של תהליכי גיוס אחרי הרשימה: הראיון השני שלא נקבע, והמועמד שלא קיבל תשובה

מה נעלם: פינג-פונג של שלושה מיילים כדי לקבוע שעה, הסיכום שנכתב מהזיכרון יומיים אחרי הראיון, והמועמד שנשאר בלי תשובה ופנה למתחרה.

איתות עיתוי שווה משהו רק אם הפנייה יוצאת באותו יום, וההמשך לא נתקע אחריה. אלה השלבים שאחרי הרשימה שאפשר לבנות:

• תיאום ראיונות. מהיומנים של המראיינים, כולל שינוי מועד ותזכורות.
• סיכום ראיון מובנה. מול הקריטריונים של המשרה, אחרי הודעה על הקלטה בתחילת השיחה. ההתרשמות של המראיין נשארת שדה נפרד.
• עדכון סטטוס. למועמד וללקוח המעסיק.
• שאלון סף אחיד. נשלח לכולם באותו נוסח, והתשובות מתויקות בכרטיס.
• מסמכי הצעה וקליטה. מתוך הרישום, עם תזכורת על המועד.
• עוזר AI למועמדים בוואטסאפ. מציג את עצמו ככזה, ומעביר לאדם כל שאלה שלא ענה עליה.

מה רואים במקום: יומן מלא, סיכום במערכת דקות אחרי השיחה, ואף שם שלא זז בשבוע מסומן.

אוטומציה לחברות השמה ולהד-האנטרים: הדסק שמלא והמשרה שלא נלקחה

מה נעלם: משרה של לקוח שנדחתה כי אין ידיים, ואותו מועמד שמתאים לשלושה לקוחות ואף אחד לא הצליב.

כשמשלמים לפי השמה, הסינון הידני הוא מה שקובע כמה משרות אפשר להחזיק בו-זמנית. כשהוא יורד מהשולחן, הגבול יכול לזוז. אצל חברת השמה אחת הוא זז, והמספרים בסעיף Tagula CV Finder למעלה.

מה רואים במקום: כל משרה חדשה של כל לקוח רצה על כל המאגר ביום שנפתחה, כולל מי שהגיע לגמר במשרה אחרת ומי שנפסל רק בגלל עיתוי. מועמד אחד מול כמה משרות, בתוך מה שהוא הסכים לו, ורשימת עבודה אחת לדסק.

זה מה שחברת ההשמה שהתהליך שלה נמדד עשתה עם הזמן שהתפנה: עוד משרות ותחומים נוספים. מה שהיא עשתה, לא מה שמובטח לכם.

המאגר של חברת השמה גדול וותיק יותר משל מעסיק בודד, ולכן מדיניות השמירה והמחיקה שלכם מיושמת בתוך התהליך.

אוטומציה בגיוס לפי תחום: מה נבדק אחרת בהייטק, בטכנולוגיה, בפיננסים ובתעשייה

העיתוי זהה בכל תחום. מה שנבדק בקורות החיים שונה, וזה מה שמכוונים בשלב המדידה:

• הייטק. אותו כישור נכתב בעשר צורות, וקורות חיים רבים נכתבו בעזרת AI ונראים זהים. מה נבדק אחרת: התאמה סמנטית מול הקריטריונים של המשרה, וראיות שהמועמד עצמו צירף: תיק עבודות, קוד או מטלת בית. לא מילות מפתח. והאיתות שחשוב כאן יותר מכולם: מי ענה.
• טכנולוגיה: IT, תשתיות, מיישמי מערכות והנדסה. המשרה נשענת על מערכת ספציפית, Priority, SAP, Microsoft 365 או ספק ענן מסוים, ועל הסמכה של היצרן. מה נבדק אחרת: ניסיון מעשי עם המערכת שצוינה במשרה ותוקף ההסמכה, כשדה מלא או ריק בכרטיס.
• פיננסים וביטוח. השער הוא רישיון: יועץ השקעות, מנהל תיקים, סוכן ביטוח, יועץ פנסיוני. מה נבדק אחרת: מספר הרישיון שהמועמד מסר נבדק מול המרשם הפומבי של רשות ניירות ערך או של רשות שוק ההון, ככל שהמרשם מאפשר בדיקה כזו, וזה נבדק בשלב המדידה. לא בדיקת רישום פלילי. זה לא נבנה.
• תעשייה, בנייה, לוגיסטיקה ובריאות. להסמכה יש תאריך תפוגה: עבודה בגובה, מלגזה או רישיון של משרד הבריאות. והמועמדים חיים בוואטסאפ, לא במייל. מה נבדק אחרת: תוקף ההסמכה ותאריך הפקיעה, לא רק קיומה. אצל ברזל ואבן זו בקרה שנבנתה בפועל: התראה בזמן אמת על הדרכות ורענונים שתוקפם מתקרב. זו בקרת קליטה וציות, לא גיוס.

בכל תחום הרשימה מדורגת אחרת, ובכל תחום מי מוזמן לראיון מחליט אדם.

מה קורה עם קורות החיים והמידע של המועמדים?

קורות חיים הם מידע אישי, ולכן זו שיחה לפני שמתחילים, כולל החלק שנוח לא לומר.

תהליך שמשתמש ב-AI מעביר מידע לספק חיצוני. ייתכן שהספק אוסף אותו, שומר אותו או עושה בו שימוש. לכל ספק מדיניות משלו, היא נקבעת על ידו ומשתנה מעת לעת, ואיננו שולטים בה ואיננו אחראים לה.

לכן קודם ממפים מה חייב לעבור לספק ומה נשאר בחוץ. שם, תעודת זהות, תמונה וכתובת יכולים להישאר בחוץ. ככל שפחות יוצא, כך פחות תלוי במדיניות של מישהו אחר.

קורות החיים ונתוני המועמדים נשארים במערכות שלכם: מערכת הגיוס, תיבת הדואר, התיקיות. התהליך קורא מהן ומחזיר אליהן, ואינו מקים מאגר מועמדים אצל טאגולה. הגישה שנבקש מוגבלת למה שהתהליך חייב לקרוא ולכתוב, ולא רחבה מזה, ונקבעת בהסכם בכתב.

ההצלבה, הדירוג והטיוטה עובדים על מי שכבר מסר לכם את פרטיו. מה מותר לעשות בתיק ישן נקבע לפי מה שהמועמד הסכים לו כשמסר אותו, וזה נבדק בשלב המדידה. החובות כלפי המועמדים לפי חוק הגנת הפרטיות, לרבות יידוע, עיון ומחיקה, נשארות אצלכם.

הרצה על השרתים שלכם, בלי ספק חיצוני, היא אפשרות שנבדקת לגופו של מקרה, ולא ברירת מחדל. מה שמחייב, מה נשמר, איפה ולכמה זמן, נקבע בהסכם בכתב ולא בעמוד הזה.

מה אנחנו לא אומרים, ומה לא נבנה?

זה לא סעיף לענווה. איננו מבטיחים שעות, השמות או זמן איוש. מה שנמדד אצל לקוח אחד הוא של אותו לקוח.

• אין גישה אוטומטית ל-LinkedIn או לכל פלטפורמה אחרת, ואין תהליך שמגלה מעצמו שמועמד שינה סטטוס. מה שמגיע משם מגיע דרך הכלים של LinkedIn עצמה, אליכם.
• לא נבנה פרופיל על אדם שלא פנה אליכם, ולא אוספים עליו מידע נוסף מרשתות חברתיות, ממאגרי קוד או מלוחות דרושים. לא קונים רשימות.
• המערכת לא דוחה אף אחד ולא מזמינה אף אחד לראיון. אדם עושה את זה.
• לא בדיקת רישום פלילי, ולא ניתוח רגשות או אישיות מווידאו או מקול.
• לא "דירוג אובייקטיבי ללא הטיה". הקריטריונים גלויים, הנימוק נשמר, והדירוג נבדק מול ההחלטות שקיבלתם בפועל.
• לא הבטחת עמידה בחוק הגנת הפרטיות, בחוק שוויון ההזדמנויות בעבודה או ברגולציה אירופית. התהליך בנוי כך שיהיה לכם מה להראות.
• לא מערכת גיוס חדשה. זה רץ ליד זו שיש לכם.

ואם השאלה שלכם היא מה קורה אחרי הקליטה, עובד שסיים ועדיין מקבל שכר או שעדיין יש לו גישה למערכות, זה נושא נפרד: בקרה אוטומטית בארגון.

מאיפה מתחילים?

עם המשרה שכאבה הכי הרבה ברבעון האחרון. זו שנסגרה במקום אחר, או זו שלא נלקחה. אם עוד לא קרה כלום, מתחילים מהתיבה של יום ראשון.

לשיחה מביאים תיאור של התהליך, ולא קורות חיים של אף אחד: כמה משרות פתוחות במקביל, כמה קורות חיים ביום ומאילו מקורות, איזו מערכת גיוס יש (Niloosoft Hunter, Civi, Comeet, Greenhouse, או תיבת מייל ותיקיות), ומי מחליט.

ואז שלב המדידה:

• מודדים כמה שעות הסינון גוזל היום
• בודקים את החיבור למערכת הגיוס ולתיבה
• כותבים קריטריונים למשרה אחת
• מריצים במקביל על הרבעון האחרון: המערכת מדרגת, אתם ממשיכים להחליט כרגיל, ומשווים. מתקנים את הקריטריונים, לא את התוצאה
• ורק אז מחליטים אם זה מצדיק בנייה

שאלת המבחן: כמה מההשמות של השנה שעברה כבר ישבו במאגר שלכם ביום שהמשרה נפתחה. תהליך שלא היה משנה כלום בשנה שעברה כנראה לא ייבנה, וזו תשובה שנאמרת ללקוח. מודדים, מפשטים, ורק אז ממכנים.

• מייל: info@tagula.ai
• טלפון ו-WhatsApp: 054-650-4053

עוד על שירותי אוטומציה לעסקים: איך זה עובד ומתי אנחנו אומרים לא

שאלות נפוצות