דוחות אוטומטיים

מערכת דוחות אוטומטית: דוחות שיוצאים לבד

מערכת דוחות אוטומטית אוספת נתונים מהמערכות של העסק, מרכיבה מהם דוח בפורמט קבוע ושולחת אותו למי שצריך, בזמן קבוע. אף אחד לא מעתיק מאקסל ולא מדביק. אבל לפני שבונים דוח שיוצא לבד, כדאי לשאול מי בכלל קורא אותו.

אילו דוחות מתאימים לאוטומציה?

דוח מתאים כשהוא חוזר באותו מבנה בכל שבוע או חודש, והנתונים שלו יושבים במערכות שאפשר לקרוא מהן. אלה הדוחות שחוזרים כמעט בכל עסק:

  • דוח תפעול שבועי. כמה הזמנות, משמרות או משימות נסגרו, ומה נתקע.
  • דוח מכירות. עסקאות שנסגרו, הצעות מחיר פתוחות, ומה זז מאז השבוע הקודם.
  • דוח גבייה וחובות פתוחים. מי חייב, כמה, ומאז מתי.
  • דוח סטטוס גיוס. כמה מועמדים בכל שלב, ואילו משרות פתוחות הכי הרבה זמן.
  • הדוח החודשי להנהלה. הוא מקבל טיפול מלא בעמוד אוטומציה פיננסית.

דוח שבכל פעם נבנה אחרת, או שהנתונים שלו נמצאים רק בראש של מישהו, לא מתאים. שם צריך קודם לכתוב את הכללים, ורק אחר כך לבנות.

לפני שבונים: מי קורא את הדוח?

חברת השמה של עובדים זרים ביקשה מאיתנו לעשות אוטומציה לדוח השבועי. מנהל המשרד הכין אותו בכל יום חמישי: כמעט שעתיים של העתקה מאקסל וממערכות אחרות.

לפני שבנינו משהו, שאלנו מי קורא את הדוח. התברר שרק המנכ"ל קורא אותו, וגם הוא מסתכל בעיקר על שורה אחת. אז לא בנינו דוח. בנינו הודעת וואטסאפ שמגיעה למנכ"ל רק כשיש בעיה. הדוח בוטל, ומנהל המשרד קיבל שעתיים בחזרה בכל שבוע.

זו השאלה הראשונה בכל דוח: מי פותח אותו, ומה הוא עושה עם המספרים? דוח שאף אחד לא פותח לא צריך לצאת מהר יותר. הוא צריך להפסיק לצאת. איך מודדים את זה לפני שבונים מפורט בעמוד אפיון תהליכים לאוטומציה.

דוח או התראה?

דוח מתאים לסקירה תקופתית: ישיבת הנהלה, סיכום חודש, מגמה לאורך זמן. התראה מתאימה לחריגה שדורשת פעולה: לקוח שעבר את מסגרת האשראי, משמרת שלא אוישה, תשלום שלא הגיע.

אם מי שקורא את הדוח מחפש בו רק את מה שלא תקין, עדיף שתגיע אליו הודעה רק כשמשהו לא תקין. בדיקה כזו, שרצה בכל יום ומחפשת חריגה בין מחלקות, מפורטת בעמוד בקרה אוטומטית בארגון.

מה מערכת דוחות אוטומטית עושה בפועל?

  1. מתחברת למקורות. הנהלת החשבונות, ה-CRM, גיליונות אקסל, תיבת מייל. כל מקור נבדק מול המערכת שלכם, בגרסה ובהרשאות שיש לכם.
  2. מצליבה את הנתונים. כששני מקורות לא מסכימים על אותו מספר, הדוח מסמן את הפער ולא מסתיר אותו.
  3. מרכיבה את הדוח בפורמט קבוע. קובץ אקסל, PDF, מייל או הודעת וואטסאפ, לפי מה שהקורא באמת פותח.
  4. שולחת בזמן קבוע למי שצריך, ושומרת כל גרסה כדי שאפשר יהיה להשוות לשבוע הקודם.

מה שנשאר לאדם הוא החלק שבשבילו הדוח קיים: לקרוא, להבין ולהחליט.

דוח אוטומטי או דשבורד?

דשבורד מחכה שמישהו יפתח אותו. דוח אוטומטי מגיע אל מי שצריך אותו. שניהם טובים, והשאלה היא מה קורה אצלכם בפועל. אם הצוות כבר פותח דשבורד בכל בוקר, ייתכן שאין צורך בדוח. אם הדשבורד קיים ואף אחד לא נכנס אליו, דוח שמגיע לבד הוא בדרך כלל מה שחסר.

מה אנחנו לא אומרים?

אנחנו לא מפרסמים מספר כללי של שעות שנחסכות. בתהליך שנמדד אצל אחד הלקוחות, יומיים של הרכבה ידנית הפכו לדקה. זה מספר שמראה את סדר הגודל של החלק המכני, ולא מספר שאתם אמורים לצפות לו. את המספר שלכם מודדים אצלכם.

דוח בונים רק מנתונים שאפשר לקרוא. אם נתון נמצא רק במערכת שלא מאפשרת להוציא אותו, החלק שתלוי בו לא ייבנה, וזה ייאמר בשלב המדידה ולא אחרי.

מאיפה מתחילים?

מהדוח שלוקח הכי הרבה שעות בחודש. קודם בודקים מי קורא אותו, ואז מחליטים: לבנות אותו מחדש כך שייצא לבד, להחליף אותו בהתראה, או לבטל אותו.

שאלות נפוצות

מה זו מערכת דוחות אוטומטית?

מערכת דוחות אוטומטית אוספת נתונים מהמערכות של העסק, כמו הנהלת החשבונות, ה-CRM וגיליונות אקסל, מרכיבה מהם דוח בפורמט קבוע ושולחת אותו למי שצריך בזמן קבוע. אף אחד לא מעתיק ולא מדביק. מה שנשאר לאדם הוא לקרוא את הדוח ולהחליט מה לעשות איתו.

אילו דוחות מתאימים לאוטומציה?

דוח שחוזר באותו מבנה בכל שבוע או חודש, ושהנתונים שלו יושבים במערכות שאפשר לקרוא מהן: דוח תפעול שבועי, דוח מכירות, דוח גבייה וחובות פתוחים, דוח סטטוס גיוס, והדוח החודשי להנהלה. דוח שכל פעם נבנה אחרת, או שהנתונים שלו נמצאים רק בראש של מישהו, לא מתאים.

מה ההבדל בין דוח אוטומטי לדשבורד?

דשבורד מחכה שמישהו יפתח אותו. דוח אוטומטי מגיע אל מי שצריך אותו, במייל או בוואטסאפ, בזמן קבוע. אם הצוות שלכם כבר פותח דשבורד בכל בוקר, ייתכן שאין צורך בדוח. אם הדשבורד קיים ואף אחד לא נכנס אליו, דוח שמגיע לבד הוא בדרך כלל מה שחסר.

מתי עדיף התראה ולא דוח?

כשמי שקורא את הדוח מחפש בו רק חריגה. אם המנהל מסתכל על שורה אחת כדי לבדוק שהכול תקין, עדיף שתגיע אליו הודעה רק כשמשהו לא תקין. דוח מתאים לסקירה תקופתית. התראה מתאימה לחריגה שדורשת פעולה.

כמה זמן זה חוסך?

את הזמן שהולך היום על איסוף והרכבה, ואת זה מודדים אצלכם לפני שבונים. אנחנו לא מפרסמים מספר כללי, כי הוא תלוי בכמה מקורות יש, כמה הם מסודרים ומי מכין את הדוח היום.

מאיפה מתחילים?

מהדוח שלוקח הכי הרבה שעות בחודש. לפני שבונים אותו בודקים מי קורא אותו ומה הוא עושה עם המספרים. לפעמים התשובה היא לבנות אותו מחדש, לפעמים להחליף אותו בהתראה, ולפעמים לבטל אותו.

התוכן בעמוד זה הוא מידע כללי על דרך העבודה, ואינו הצעה, התחייבות או הבטחה לתוצאה. ההסדרים המחייבים (לרבות היקף השירות והטיפול במידע) נקבעים בהסכם בכתב. ראו תנאי שימוש.