שירותי אוטומציה לעסקים: קודם מודדים, אחר כך מכניסים לאוטומציה

מה זה אוטומציה לעסקים, ולמה זה לא עוד תוכנה

אוטומציה לעסקים היא העברה של עבודה חוזרת, כזו שנעשית באותו אופן כל שבוע או כל חודש, מהידיים של אדם בצוות אל תהליך שרץ בלעדיו. היא לא מחליפה את המערכות שלכם: היא יושבת מעליהן, שולפת מהן, מצליבה ביניהן ומחזירה אליהן תוצאה מוכנה.

מכאן גם הבלבול בחיפוש. המילה "אוטומציה" לבדה מובילה בישראל לאוטומציה תעשייתית של קווי ייצור או לאוטומציית בדיקות תוכנה. שירותי אוטומציה לעסקים הם תחום אחר, שעוסק בעבודה המשרדית שחוזרת על עצמה ונעשית דווקא על ידי האנשים שהזמן שלהם הכי יקר.

ההבדל מקניית עוד מערכת הוא שאלה של מדידה: תוכנה נמדדת במה שהיא יודעת לעשות, ואוטומציה של תהליכים נמדדת בכמה עבודה ידנית נעלמה אחרי שהיא נכנסה. כשהיכולות כבר קיימות והבעיה היא התיאום ביניהן, עוד מערכת רק מוסיפה מסך שצריך למלא ומקור אמת נוסף שיסתור את הקודם.

כך נראה תהליך שהוא מועמד: מנהלת כספים שמורידה דוח מחשבשבת, מדביקה לגיליון, מצליבה מול טבלה שמישהו מתחזק ביד ושולחת מייל להנהלה. זו לא עבודה של מנהלת כספים, אבל היא זו שעושה אותה.

אוטומציה AI לעסקים: מה ה-AI עושה כאן

ה-AI עושה את החלק שכללים נוקשים אף פעם לא ידעו לעשות: לקרוא טקסט חופשי, להבין מה נאמר בו ולהוציא ממנו נתון מסודר. כל השאר, החישוב וההעברה וההפקה והשליחה, נשאר דטרמיניסטי, כי בכסף ובמסמכים משפטיים לא רוצים יצירתיות.

הגבול די ברור. כשהנתון יושב בשדה מוגדר וצריך רק להעביר אותו ממערכת למערכת, חיבור ישיר בין הממשקים עושה את העבודה בצורה זולה ויציבה יותר. כאן נכנס ה-AI: מייל שכתוב בשפה אנושית, מסמך סרוק, הודעת וואטסאפ, חשבונית שכל ספק שולח בפורמט משלו.

איזו עבודה חוזרת אפשר להעביר לאוטומציה של תהליכים?

ארבעה סוגים של עבודה חוזרים כמעט בכל ארגון, בלי קשר לתחום: הפקת דוחות, ייצור מסמכים, בקרה על חריגות והעברת מידע בין מערכות. מעסק של שלושה ועד ארגון של שלוש מאות, העבודה החוזרת נראית אותו דבר. דוח הנהלה חודשי, מאות מסמכים לנמענים ומצגת שנבנית מנתונים גולמיים: אלה דוגמאות מתוך תהליכים שכבר נבנו בפועל.

הדוח שכותב את עצמו

בכל תחילת חודש מישהו מוריד קבצים מכמה מערכות, מיישר עמודות ומדביק גרפים למצגת. במקום זה הנתונים נאספים מכל המקורות, מוצלבים ויוצאים כדוח או כמצגת מעוצבת במועד קבוע: יומיים של עבודת צוות הופכים לדקה אחת, והפורמט נשאר זה שההנהלה רגילה אליו. כך זה יכול להיראות בארגון טיפוסי: נתוני מכירות ממערכת הליבה, שעות ממערכת הנוכחות, סטטוס פרויקטים במאנדיי והוצאות מהנהלת החשבונות, בקובץ אחד שמגיע מוכן.

מסמכים שיוצאים לבד

הפרטים משתנים, המבנה לא. הצעת מחיר שנבנית מהנתונים בכרטיס הלקוח ויוצאת בעיצוב אחיד, חוזה שמתמלא ונשלח לחתימה, אישור הזמנה שיוצא בוואטסאפ העסקי, מכתב חידוש שיוצא לרשימה שלמה. אחד או אלף, אותו מאמץ.

עין שלא מפספסת

מחיר בהזמנה שלא תואם למחירון, לקוח שעבר את מסגרת האשראי, ספק ששלח את אותה חשבונית פעמיים. את הבדיקות האלה עושים היום בעיניים, אם בכלל, ותמיד באיחור. השוואה שוטפת בין מקורות מתריעה על חריגה ברגע שהיא קורית, ולא בסוף החודש כשכבר שילמנו וכבר מאוחר מדי.

מערכות שמדברות

סוף להקלדה כפולה. לדוגמה: לקוח שנפתח ב-CRM נפתח גם בהנהלת החשבונות באותו שם ובאותו מספר, וטופס מהאתר פותח משימה ותיקייה ב-Microsoft 365. כשמערכת ישראלית ותיקה חיה בצד כלי SaaS גלובלי חדש, אף אחד לא תכנן אותם לעבוד יחד, והתפר הזה הוא בדיוק העבודה.

עם אילו מערכות זה מתחבר, ומה קורה כשמערכת לא משתפת פעולה

התשובה הכנה היא שזה תלוי במערכת, ושבודקים את זה לפני שמבטיחים: יש מערכות עם ממשק מסודר שעובדים מולו ישירות, יש כאלה שמאפשרות רק ייצוא וייבוא של קבצים או דוחות מתוזמנים, ויש פעולות שהיצרן לא פתח לגישה חיצונית.

הסביבה הישראלית הטיפוסית מורכבת ממערכת פיננסית כמו חשבשבת, ממערכת ליבה כמו פריוריטי, מהפקת חשבוניות בחשבונית ירוקה, מניהול עבודה במאנדיי, ממיילים וקבצים ב-Microsoft 365 ומלקוחות שסוגרים עסקאות ב-WhatsApp Business. בדיקת החיבור מול המערכת עצמה, בגרסה ובהרשאות שיש לכם ולא לפי מה שכתוב שהיא מאפשרת, היא חלק משלב המדידה. הבטחת אינטגרציה בשיחת מכירה, בלי לפתוח את המערכת, היא הדרך המהירה ביותר לפרויקט שנתקע באמצע.

איך נראית העבודה איתנו, שלב אחרי שלב?

שלושה שלבים, בסדר קבוע: מודדים כמה זמן העבודה באמת גוזלת, בונים תהליך אחד ומריצים אותו במקביל לעבודה הקיימת, ואז מוסרים לכם אותו עובד. שלב לא מתחיל לפני שהשלב שלפניו הוכיח את עצמו.

01 מודדים: ייעוץ אוטומציה לעסקים מתחיל במספרים, לא בהמלצה על כלי

ייעוץ שנפתח בהמלצה על כלי הוא ניחוש. לכן יושבים עם מי שמריץ את התהליך היום ומודדים כמה זמן הוא באמת גוזל, לא לפי תחושה: לשבת ליד מנהלת הגבייה בזמן שהיא מוציאה מכתבים, לספור פעולות, לשאול מה קורה כשלקוח לא מופיע במערכת. בסוף השלב אתם יודעים איזה תהליך שווה הכי הרבה וכמה הוא צפוי להחזיר, ועד כאן לא נגענו בשום מערכת.

02 בונים ומריצים: רואים את זה עובד לפני שסומכים על זה

מתחילים מתהליך אחד, זה עם ההחזר הגבוה ביותר. הוא רץ במקביל לעבודה הקיימת עד שהתוצאות זהות, כך שאתם בודקים אותו מול המציאות ולא מול הבטחה. אם התוצאות לא זהות, מתקנים. אין מעבר לשלב הבא כי הגיע תאריך.

03 מוסרים לכם: זה עובד אצלכם, ביום־יום

הפתרון נכנס לשגרה שלכם עם הדרכה מלאה ועם בעל תהליך מצדכם, אדם אחד שמכיר את העבודה, יודע איך נראית תוצאה נכונה ויודע להפעיל ולעצור. משם זה פשוט רץ, ואנחנו נשארים זמינים בהיקף שתבחרו. הסדר הזה הוא גם סדר עדיפויות: מודדים, מפשטים, ורק אז ממכנים.

מתי לא כדאי לעשות אוטומציה לעסקים, ומתי אנחנו אומרים לא

אוטומציה לעסקים לא מתאימה לכל תהליך, ויש תהליכים שעדיף לבטל מאשר להאיץ. אוטומציה של תהליך מיותר לא מבטלת אותו, היא רק גורמת לו לקרות מהר יותר, בעלות תחזוקה קבועה, ובלי שאיש ישאל שוב אם הוא בכלל נחוץ.

חלק מהמדידות מסתיימות במסקנה שהחיסכון אינו מצדיק את ההשקעה, וזו תשובה לגיטימית. אלה המקרים שבהם נגיד לכם לא, גם כשאתם מבקשים כן:

• דוח שאף אחד לא קורא. לפני שמייעלים הפקה של דוח בודקים מי פותח אותו ומה הוא עושה עם המספרים. דוח שאף אחד לא פותח לא צריך להיווצר מהר יותר, הוא צריך להפסיק להיווצר.
• תהליך שקיים כדי לפצות על תקלה במקום אחר. אם מקלידים נתון פעמיים מפני ששדה אחד לא מסונכרן, התיקון הוא בשדה. אוטומציה של ההקלדה הכפולה משמרת את התקלה לתמיד.
• תהליך שהכללים שלו עוד לא הוסכמו. כשכל מחלקה מחזיקה גרסה משלה לאותה טבלה, אין כאן בעיה טכנית אלא חוסר הסכמה על מי הבעלים של המספר. חיבור בין המערכות רק יהפוך את חוסר ההסכמה למהיר יותר.
• קלט שאף אחד לא ממלא. אם השדה במערכת נשאר ריק כשלא נוח למלא אותו, אין על מה להצליב ואין על מה להתריע. קודם מסדרים את הקלט.
• החלטה שהיא כולה שיקול דעת. אישור הנחה חריגה, מתן אשראי ללקוח חדש, החלטה להיפרד מספק. אפשר להכין את כל החומר להחלטה, אבל את ההחלטה חותם אדם.
• תהליך שעומד להיעלם. אם אתם באמצע החלפת מערכת ליבה, בניית חיבורים למערכת היוצאת היא בזבוז. מחכים.

הרשימה הזו היא הסיבה שהשלב הראשון הוא מדידה ולא הצעת מחיר. ספק שמסכים לכל בקשה כבר החליט מה הוא מוכר לכם, לפני שראה מה יש לכם.

למי מתאימים שירותי אוטומציה לעסקים?

שירותי אוטומציה לעסקים מתאימים לכל ארגון שבו אותה עבודה חוזרת על עצמה בקצב קבוע, מעסק של שלושה ועד ארגון של שלוש מאות. מה שמשתנה בין הקצוות הוא מי סופג את העבודה הידנית, כמה אנשים צריכים להגיד כן, ומה הופך את הפרויקט לקשה.

בעסק קטן

הבעלים הוא צוואר הבקבוק. אותו אדם מוציא הצעות מחיר, רודף אחרי תשלומים, מפיק חשבוניות בחשבונית ירוקה ומתאם בוואטסאפ, ובין לבין אמור למכור. כשהתהליך לא כתוב בשום מקום, שלב המדידה הוא גם הפעם הראשונה שהוא מתועד. ההחלטה מהירה, כי מי שמחליט הוא גם מי שסובל, והזמן שמתפנה הוא זה שמייצר כסף: השעות שחוזרות הן שעות מכירה.

בארגון גדול

העבודה החוזרת מתחלקת בין הרבה אנשים, ולכן היא כמעט בלתי נראית. הכאב יושב בתפרים: העברה בין מחלקות, התאמה בין מערכת הליבה לגיליון שמישהו מתחזק בצד, דוח שמורכב ממקורות שלא מסכימים זה עם זה. ההחלטה איטית יותר, ובדיוק לכן שלב המדידה קריטי: הוא מה שהופך תחושה לבקשת תקציב שאפשר להגן עליה. גם ההרצה במקביל חשובה כאן במיוחד, כי אף אחד לא מעביר תהליך כספי למסלול חדש על סמך הדגמה.

בשני הקצוות מתחילים מתהליך אחד, ורק אחריו מדברים על הבא.

מה נדרש מכם כדי שזה יעבוד?

שלושה דברים, ובלעדיהם זה לא עובד: זמן של האדם שעושה את העבודה בפועל לצורך המדידה, גישה למערכות שהתהליך צריך לגעת בהן, ובעל תהליך מצדכם שימשיך להחזיק את זה אחרי המסירה. מתכנת לא נדרש כדי להפעיל את התהליך ביום־יום.

מאיפה מתחילים?

בוחרים תהליך אחד שחוזר על עצמו ומעצבן אתכם, ומרימים טלפון או שולחים מייל. משם מתחיל שלב המדידה: יושבים עם מי שמריץ את התהליך היום ובודקים כמה זמן הוא באמת גוזל, ובסופו יש בידיכם סדר עדיפויות והערכה כמה כל תהליך צפוי להחזיר.

כדאי להגיע עם שלושה פרטים: מי עושה את התהליך, כל כמה זמן, ומאיפה מגיע המידע שהוא צורך. בצד שלנו יושב אבישי, המייסד של טאגולה.

• מייל: info@tagula.ai
• טלפון ו-WhatsApp: 054-650-4053

פחות עבודה, יותר צמיחה.

שאלות נפוצות