משרדי עורכי דין
אוטומציה למשרד עורכי דין: מסמכים חוזרים, חישובים ומועדים
במשרד עורכי דין העבודה החוזרת לא יושבת בתיקים המעניינים אלא סביבם, והיא נעשית בשעות שבהן היה אפשר לעסוק במשפט עצמו. העמוד הזה מפרט מה בדיוק עובר לאוטומציה, מה נשאר אצל עורך הדין, ומה קורה עם חומר של לקוח כשמערבים בו כלי חיצוני.
איזו עבודה חוזרת גוזלת את השעות?
אלה התהליכים שחוזרים בכל משרד, לא משנה התחום. הפרטים משתנים בין תיק לתיק, השלד לא, וזה בדיוק מה שהופך אותם למועמדים.
- מילוי מסמכים חוזרים. ייפוי כוח, כתבי תביעה שגרתיים, בקשות, הסכמים במבנה קבוע ותצהירים. המסמך מתמלא מנתוני התיק ויוצא מוכן לבדיקה, במקום להיפתח מגרסה קודמת של לקוח אחר עם כל הסיכון שבזה. מי שפתח פעם מסמך ומצא בו שם של לקוח אחר יודע למה זה כתוב כאן.
- חישובים מורכבים. ריבית והצמדה, חישובי פיצויי פיטורין, חלוקת עיזבון, חובות בהוצאה לפועל, קנסות ואגרות. אלה חישובים שנעשים באקסל פרטי שמישהו בנה פעם, ושכל טעות בהם יקרה. זה בדיוק סוג העבודה שמחשב עושה נכון בכל פעם, ושאדם עושה נכון כמעט תמיד.
- מעקב מועדים. מועדי הגשה, תפוגת התיישנות, מועדי דיון ותזכורות ללקוח.
- סריקה והפקת מידע ממסמכים. חוזה סרוק, תדפיס בנק, פסק דין. הוצאת השדות הרלוונטיים אל תוך התיק, במקום להקליד מהנייר.
- דוחות שעות וחיוב. ריכוז השעות והוצאות התיק והפקת חשבונית, כולל התאמה למערכת הנהלת החשבונות.
- עדכוני לקוח. ההודעה "מה קורה עם התיק שלי" שחוזרת שוב ושוב, ואפשר לענות עליה מהסטטוס האמיתי בתיק.
מעקב מועדים: הסיכון היקר ביותר, ולמה יומן לא פותר אותו
פספוס מועד הוא הסיכון המקצועי הכי יקר במשרד, והוא נשמר היום ביומן ובזיכרון. יומן עובד מצוין לתזכורת, ונשבר בשני מקומות: כשהמועד נגזר מתאריך אחר שהשתנה, וכשמי שהזין אותו יצא לחופשה.
מה שתהליך אוטומטי משנה הוא לא ההתראה אלא מאיפה היא מגיעה. המועד נקרא מהתיק עצמו ומחושב מחדש כשהתאריך שממנו הוא נגזר משתנה, וההתראה הולכת לפי מי שאחראי על התיק ולא לפי מי שהקליד. התראה שאיש לא פתח מייצרת רישום, וזה ההבדל בין מערכת שאפשר לבדוק לבין יומן שאי אפשר.
זה לא הבטחה שלא יפוספס מועד. האחריות המקצועית נשארת אצל עורך הדין, ותהליך אוטומטי לא מעביר אותה.
מה נשאר אצל עורך הדין
הגבול נשאר ברור: המערכת מכינה, מחשבת ומסדרת, ושיקול הדעת המשפטי והחתימה נשארים אצל עורך הדין. אנחנו לא בונים תחליף לייעוץ משפטי, אלא מורידים מהשולחן את מה שגוזל שעות ואינו דורש רישיון.
בפועל זה אומר שהמערכת לא בוחרת עילה, לא מנסחת סעיף מקורי, לא מחליטה אם להגיש, ולא מכריעה מה נחשב ניגוד עניינים. היא יכולה להביא לשולחן את מה שצריך כדי להחליט. את ההחלטה חותם אדם.
סודיות לקוח: מה עובר החוצה ומה לא
חומר של לקוח במשרד עורכי דין הוא המקרה הרגיש ביותר שאנחנו נתקלים בו, ולכן זו שאלה שמדברים עליה לפני שמתחילים, כולל החלק שנוח לא לומר.
- תהליך שמשתמש ב-AI מעביר מידע לספק חיצוני. ייתכן שהספק אוסף אותו, שומר אותו או עושה בו שימוש. לכל ספק מדיניות משלו, היא נקבעת על ידו ומשתנה מעת לעת, ואיננו שולטים בה ואיננו אחראים לה. מי שמבטיח לכם אחרת מבטיח משהו שאינו בידיו.
- לכן קודם ממפים מה בכלל צריך לעבור. חישוב ריבית לא צריך לראות את שם הלקוח. מילוי שלד מסמך לא צריך לראות את יתר התיק. ככל שפחות מידע יוצא החוצה, כך פחות תלוי במדיניות של מישהו אחר.
- יש גם מסלול שלא יוצא מהארגון. כשהרגישות מצדיקה זאת אפשר לבחון פתרון שרץ על התשתית שלכם. זו אפשרות שנבדקת לגופו של מקרה, כולל עלות וביצועים, ולא ברירת מחדל. משרד עורכי דין הוא בדיוק המקרה שבו היא נבחנת.
- מה שמחייב נמצא בהסכם. עמוד שיווקי אינו המקום שבו נקבע מה נשמר, איפה ולכמה זמן.
ההחלטה איזה מידע בכלל נכנס לתהליך היא שלכם, והיא נדונה בשלב המדידה. הפירוט המלא של עמדתנו בנושא נמצא בעמוד שירותי אוטומציה לעסקים.
מתי אנחנו אומרים לא
לא כל עבודה חוזרת במשרד שווה אוטומציה, ובמשרדים קטנים זה קורה יותר משנדמה.
- כשכל תיק באמת שונה. משרד שכל מסמך בו נכתב מחדש אינו מקרה של חזרתיות אלא של עבודה מקצועית, ואין שם מה למכן.
- כשהנפח קטן. מסמך שמופק שלוש פעמים בשנה לא יחזיר בנייה ותחזוקה.
- כשהשלד עצמו לא מוסכם. אם לכל שותף גרסה משלו לאותו ייפוי כוח, אין כאן בעיה טכנית אלא החלטה מקצועית שלא התקבלה. אוטומציה רק תשכפל את שלוש הגרסאות מהר יותר.
- כשהמידע רגיש מכדי לצאת ואין מסלול פנימי שמצדיק את העלות. זה נאמר בשלב המדידה ולא אחרי שנבנה משהו.
מאיפה מתחילים
בוחרים תהליך אחד שחוזר ומעצבן, ומודדים כמה שעות הוא באמת גוזל לפני שנוגעים במערכת. שיטת המדידה כולה כתובה בעמוד אפיון תהליכים לאוטומציה, ואת החיבור בין מערכת ניהול התיקים למערכת החשבוניות מפרט העמוד סנכרון בין CRM לחשבונית ירוקה.
זה מנסח מסמכים משפטיים במקומנו?
לא. המערכת ממלאת שלד קיים שאתם כתבתם ואישרתם, מנתוני התיק. היא לא מחליטה מה לכתוב, לא בוחרת עילה ולא מנסחת סעיף חדש. מה שיוצא הוא טיוטה לבדיקה, וכל מסמך שיוצא מהמשרד עובר עין של עורך דין וחתימה שלו. אנחנו לא בונים תחליף לייעוץ משפטי.
מה קורה עם חומר של לקוח שעובר לספק AI?
תהליך שמשתמש ב-AI מעביר מידע לספק חיצוני, וייתכן שהספק אוסף אותו, שומר אותו או עושה בו שימוש. לכל ספק מדיניות משלו, היא נקבעת על ידו ומשתנה מעת לעת, ואיננו שולטים בה ואיננו אחראים לה. מי שמבטיח לכם אחרת מבטיח משהו שאינו בידיו. לכן קודם ממפים איזה מידע התהליך חייב לראות ומה אפשר להשאיר בחוץ, וכשהרגישות מצדיקה זאת אפשר לבחון פתרון שרץ על התשתית שלכם. זו אפשרות שנבדקת לגופו של מקרה ולא ברירת מחדל, ומשרד עורכי דין הוא בדיוק המקרה שבו היא נבחנת.
יש לנו כבר מערכת לניהול תיקים. צריך להחליף אותה?
לא. התהליך רץ מעל מה שקיים וקורא ממערכת ניהול התיקים ומחזיר אליה. מה שנבדק לפני שמבטיחים משהו הוא מה המערכת שלכם מאפשרת בגרסה ובהרשאות שיש לכם: יש מערכות עם ממשק מסודר, יש כאלה שמאפשרות רק ייצוא קבצים או דוחות מתוזמנים, ויש פעולות שהיצרן לא פתח לגישה חיצונית.
מי אחראי אם המערכת מפספסת מועד?
האחריות המקצועית נשארת אצל עורך הדין, ותהליך אוטומטי לא מעביר אותה. מה שהוא כן משנה הוא שהמועד מגיע ממקום שנקרא מהתיק ולא מהזיכרון, ושהתראה שלא נצפתה מייצרת רישום. תהליך שמתיימר להבטיח שלא יפוספס מועד מבטיח משהו שהוא לא יכול, ולכן זה לא מה שנאמר כאן.
המשרד שלנו קטן, שני עורכי דין ומזכירה. זה רלוונטי?
השאלה היא לא גודל אלא חזרתיות: כמה פעמים בחודש נעשית אותה עבודה בדיוק. משרד קטן שמוציא ארבעים ייפויי כוח בחודש הוא מקרה מובהק יותר ממשרד גדול שכל תיק בו שונה. שלב המדידה בודק כמה שעות התהליך גוזל בפועל, ולפעמים המסקנה היא שאין מה למכן.
איפה אתם לא נוגעים?
בכל מה שדורש רישיון: בחירת אסטרטגיה משפטית, ניסוח מקורי, החלטה אם להגיש, ייעוץ ללקוח וחתימה. גם בהחלטה מה נחשב ניגוד עניינים. תהליך יכול להביא לשולחן את מה שצריך כדי להחליט, אבל ההחלטה עצמה היא של עורך הדין ולא של תוכנה.
התוכן בעמוד זה הוא מידע כללי על דרך העבודה, ואינו הצעה, התחייבות או הבטחה לתוצאה. ההסדרים המחייבים (לרבות היקף השירות והטיפול במידע) נקבעים בהסכם בכתב. ראו תנאי שימוש.