בקרה וביקורת ביחידות בארגון: מה ייכתב בדוח הביקורת על היחידה שלכם

מנקודת המבט שלנו כל תחום פעילות, כל יחידה ואפילו כל צוות הם יחידות רווח נבדלות, וכך הם נמדדים ברמה הארגונית.מי שמנהל יחידה כזאת נמדד על התוצאה, אבל המסמך שקובע איך רואים אותה נכתב במקום אחר: בדוח ביקורת, בשפה שאיש לא מדבר בה בשיחה, ומוצג להנהלה ולדירקטוריון בפורום שהוא לרוב אינו נוכח בו.

למה מנהל היחידה פוגש את זה אחרון?

לא בגלל שמסתירים ממנו. הנתונים שמרכיבים ממצא פזורים בין מערכות שאף אחת מהן אינה שלו: ההרשאות יושבות אצל מערכות המידע, התנועות אצל הכספים, השעות אצל משאבי אנוש, והתיעוד במקרה הטוב בתיבת דואר של מישהו.

מנהל היחידה רואה את התוצר: העבודה נעשתה, הדוח יצא, הלקוח קיבל. מה שהוא לא רואה הוא הראיות שמתעדות איך התוצר הופק. בפעם הראשונה שהתמונה הזאת מורכבת במלואה, זה קורה אצל הביקורת.

ולכן הפגישה איתה מרגישה כמו הפתעה, גם כשכל מה שכתוב בה נכון.

הניסוחים שחוזרים בדוחות ביקורת

אם עברתם ביקורת, חלק מהניסוחים האלה מוכרים לכם. זה יתרון ולא חיסרון: מי שכבר ראה איך ממצא נכתב יודע בדיוק כמה עבודה נדרשה כדי לסגור אותו, ומה המשמעות של לראות אותו שוב בשנה הבאה.

הממצאים שאנחנו מכירים כ״כואבים״ להנהלה ולדירקטוריון

ממצא חוזר: הליקוי דווח בשנה קודמת וטרם תוקן.
הקשה מכולם, כי הוא נקרא כבעיה בניהול ולא כבעיה בתהליך. כמעט תמיד לא התעלמות, אלא תיקון שהיה ידני ולכן לא שרד את השנה.
לא נמצא נתיב ביקורת מלא לתהליך.
התוצאה קיימת, אבל אי אפשר לשחזר איך הגעתם אליה: אילו נתונים נכנסו, מי אישר, ומה היה לפני התיקון.
היחידה נשענת על גיליונות אלקטרוניים שאינם מבוקרים לצורך דיווח.היעדר ניהול יעיל של משאבים
המספר שהצגתם להנהלה יושב בקובץ על מחשב אחד. כל אחד יכול לשנות בו נוסחה, ואין דרך לדעת מי שינה ומתי.

מה עוד יכול להופיע בדוח הביקורת

אלה פחות דרמטיים, אבל הם מצטברים. סרקו את הטור הראשון, עצרו על מה שאתם מזהים, וקראו לרוחב.

מה יופיע בדוח הביקורת	מה המשמעות ביחידה שלך	מה יכול למנוע חזרה
אותו בעל תפקיד יוזם ומאשר.	ליקוי בהפרדת תפקידים. כמעט תמיד מחוסר כוח אדם, אבל בדוח זה נראה זהה.	האישור מוגדר בתהליך ולא בהרגל, ולא מתקדם בלי המאשר הנכון.
לא נמצאה אסמכתא לאישור החריגה.	החריגה כנראה אושרה, ואולי בצדק. פשוט לא נשאר ממנה זכר.	האישור נשמר צמוד לפעולה, ולא בתיבת דואר.
לא בוצעה התאמה תקופתית במועד שנקבע בנוהל.	נדחתה לחודש הבא כי היה עמוס, ואז שוב. הנוהל נשאר, הביצוע לא.	ההתאמה רצה לפי לוח זמנים ולא לפי פניות זמן.
נתוני הדיווח אינם ניתנים לשחזור מהמערכת.	להרכיב את הדוח שוב מגיע למספר אחר, ואי אפשר להסביר את ההפרש.	הדוח מופק מהמקור, כך שאותה הרצה מחזירה אותה תוצאה.

מה משותף לכולם?

קראו אותם שוב ושימו לב למה שאין בהם. אף אחד מהם לא מתאר טעות.

ברוב המקרים העבודה נעשתה, ההחלטה הייתה סבירה, החריגה אושרה והאישור ניתן על ידי מי שהיה מוסמך לתת אותו. מה שנמצא חסר הוא הראיה: לא נשאר תיעוד שאפשר להציג, ולכן מבחינת הדוח זה כאילו לא קרה.

ההבחנה הזאת משנה את מה שצריך לתקן. הבעיה אינה שיקול הדעת של האנשים ביחידה, אלא שהתהליך לא הותיר עקבות.

מאיפה הזווית הזאת אצלנו?

לצוות שלנו ניסיון בפעילות ביקורת פנימית בגופים פיננסיים, שבהם הדרישות לתיעוד, להפרדת תפקידים ולנתיב ביקורת מלא מחמירות יותר מאשר ברוב הארגונים.

המשמעות המעשית פשוטה: מה שנחשב שם לרף בסיסי הוא לרוב בדיוק מה שנמצא חסר במקומות אחרים. זו גם הסיבה שהעמוד הזה מנוסח בשפה של דוח ולא בשפה של שיווק.

מה אפשר להפוך לבדיקה שרצה מעצמה?

תהליך שרץ אוטומטית מייצר תיעוד כתוצר לוואי, כי כל שלב בו נרשם ממילא: מה נכנס, מתי, מה יצא, מי אישר ומה השתנה. אין צורך שמישהו יזכור לתעד, כי אין שלב שבו זה נעשה בנפרד.

מעבר לתיעוד עצמו, אלה בדיקות שנבנות בפועל ברמת היחידה:

הצלבה תקופתית בין רשימת העובדים לרשימת המשתמשים והרשאותיהם
התראה על פעולה שיצאה בלי האישור שהוגדר לה
מעקב אחר מועדים שנקבעו בנוהל, עם התראה לפני החריגה ולא אחריה
שחזור של דוח מהמקור, כדי לוודא שאותה הרצה מחזירה אותה תוצאה
בדיקה חוזרת של ממצא שנסגר, כדי לדעת אם התיקון החזיק

ומה שלא משתנה: ממצא שמקורו בשיקול דעת מקצועי, במדיניות או בהחלטה עסקית לא ייעלם מאוטומציה. היא מטפלת בחוסר בראיה, לא בחוסר בהחלטה.

מה זה לא?

שלוש הבהרות, כי בתחום הזה קל מאוד להבטיח יותר מדי:

זו אינה הבטחה שתעברו ביקורת בלי ממצאים. ההבטחה היחידה כאן צרה בהרבה: לא תיפלו על ממצא שנובע מכך שאיש לא תיעד.
זה לא מחליף את הביקורת הפנימית. היא שמגדירה מה חשוב לבדוק, מפרשת את הממצאים ונושאת באחריות המקצועית. מה שמשתנה הוא שהיא מגיעה למצב מסודר במקום להתחיל מאיסוף.
בקרה בודקת את מה שהוגדר לה, על המידע שיש לה גישה אליו. בדיקה שמסתמכת על נתון שאי אפשר להוציא מהמערכת לא תיבנה, וזה ייאמר בשלב המדידה ולא אחריו.

איפה זה נפגש עם שאר האתר?

שלושה עמודים נוגעים בבקרה, וכל אחד עונה על שאלה אחרת:

בקרה אוטומטית בארגון עוסקת בכשלים שיושבים בתפר שבין מחלקות, ובקטגוריה הקשה מכולן: מה שלא קרה כלל.
אוטומציה פיננסית עוסקת בעבודה החוזרת של מחלקת כספים, גם כשהכול תקין.
העמוד הזה עוסק במה שנכתב על יחידה אחת, ולמה.

מאיפה מתחילים?

אם כבר קיבלתם דוח ביקורת, התחילו ממנו. הוא מפרט מה נמצא חסר ובאיזו עדיפות, וזו נקודת פתיחה טובה בהרבה מסקר שמתחיל מאפס.

בוחרים ממצא אחד, זה שהכי סביר שיחזור
בודקים מה בדיוק היה נדרש כדי שהוא לא ייכתב
מעריכים כמה מזה אפשר להפוך לבדיקה שרצה מעצמה
ואם התשובה היא שלא ניתן, זה נאמר לפני שנבנה משהו

ואם עוד לא עברתם ביקורת, הניסוחים למעלה הם הרשימה. הם חוזרים כמעט בכל ארגון, וקל יותר לסגור אותם לפני שהם נכתבים.

עוד על שירותי אוטומציה לעסקים: איך זה עובד ומתי אנחנו אומרים לא

שאלות נפוצות

למה מנהל יחידה פוגש את הממצאים רק כשהם כבר כתובים?

כי הנתונים שמרכיבים אותם פזורים בין מערכות שאף אחת מהן אינה שלו. הוא רואה את התוצר של היחידה, לא את הראיות שמתעדות איך הוא הופק, ולכן בפעם הראשונה שהתמונה מורכבת במלואה זה קורה אצל הביקורת. הדוח מוצג אחר כך להנהלה ולדירקטוריון, בפורום שהוא לרוב אינו נוכח בו.

מה משותף לרוב ממצאי הביקורת ברמת היחידה?

הם אינם מתארים טעות אלא היעדר ראיה. ברוב המקרים העבודה נעשתה, ההחלטה הייתה סבירה והחריגה אושרה, אבל לא נשאר מכך תיעוד שאפשר להציג. ההבחנה משנה את מה שצריך לתקן: לא את שיקול הדעת של האנשים, אלא את זה שהתהליך לא הותיר עקבות.

איך אוטומציה עוזרת מול ביקורת פנימית?

תהליך שרץ אוטומטית מייצר תיעוד כתוצר לוואי, כי כל שלב נרשם ממילא: מה נכנס, מתי, מה יצא, מי אישר ומה השתנה. זו אינה הבטחה שהיחידה תעבור ביקורת בלי ממצאים, אלא שהיא לא תיפול על ממצא שנובע מכך שאיש לא תיעד. ממצא שמקורו בשיקול דעת מקצועי או במדיניות לא ייעלם מאוטומציה.

למה ממצא חוזר נחשב חמור יותר?

כי הוא כבר דווח פעם אחת והתחייבו לתקן אותו, ולכן בדירקטוריון הוא נקרא כבעיה בניהול ולא כבעיה בתהליך. בפועל הוא כמעט תמיד נובע מכך שהתיקון היה ידני: מישהו התחייב לבדיקה חודשית, היא בוצעה שלושה חודשים ואז נדחקה. תיקון ששרד את השנה הוא לרוב תיקון שהפך לבדיקה שרצה מעצמה.

זה מחליף את הביקורת הפנימית?

לא, וגם לא נועד. הביקורת מגדירה מה חשוב לבדוק, מפרשת את הממצאים ונושאת באחריות המקצועית. מה שמשתנה הוא שהראיות קיימות מראש ושבדיקות שהוגדרו כבר רצות באופן שוטף, כך שהביקורת מגיעה למצב מסודר במקום להתחיל מאיסוף. במקרים רבים הבדיקות שנבנות הן בדיוק אלה שכבר מופיעות בתוכנית הביקורת.

מאיפה מתחילים אם כבר קיבלנו דוח ביקורת?

מהדוח עצמו. הוא כבר מפרט מה נמצא חסר ובאיזו עדיפות. בוחרים ממצא אחד, בודקים מה בדיוק היה נדרש כדי שלא ייכתב, ומעריכים כמה מזה ניתן להפוך לבדיקה שרצה מעצמה. אם התשובה היא שלא ניתן, זה נאמר לפני שנבנה משהו.

התוכן בעמוד זה הוא מידע כללי על דרך העבודה, ואינו הצעה, התחייבות או הבטחה לתוצאה. ההסדרים המחייבים (לרבות היקף השירות והטיפול במידע) נקבעים בהסכם בכתב. ראו תנאי שימוש.