דליפת הכנסות

דליפת הכנסות: כסף שהרווחתם ולא נגבה

דליפת הכנסות היא כסף שהעסק כבר הרוויח ולא גבה: שירות שסופק ולא חויב, סעיף הצמדה שלא יושם, חוזה שהסתיים והשירות המשיך. לכסף הזה אין רשומה, ולכן הוא לא מופיע בשום דוח. מאתרים אותו רק כשמשווים מה היה אמור לקרות למה שקרה בפועל.

איפה הכסף נעלם?

אלה המקומות שחוזרים כמעט בכל עסק שמוכר שירות, חוזה או מנוי:

  • עסקה שלא חויבה. נרשמה במכירות או בתפעול, השירות סופק, ולא נוצרה לה חשבונית.
  • הצמדה שלא עודכנה. הסכם עם סעיף מדד או העלאה שנתית שלא יושם בפועל. נפוץ מאוד, ומצטבר לסכומים גדולים בשקט.
  • חוזה שהסתיים והשירות ממשיך. מי שנותן את השירות לא יודע שהחוזה הסתיים, ומי שמחייב לא יודע שהשירות נמשך.
  • מחיר שאינו תואם להסכם. המחיר בחשבונית נלקח מהמחירון, ולא מההסכם הספציפי של אותו לקוח.
  • הנחה מעל סמכות, והנחה שזוחלת. לא רק הנחה חד-פעמית שחרגה מסמכות המאשר, אלא גם הנחה שעולה בהדרגה לאותו לקוח לאורך שנה. אף אירוע בנפרד לא נראה חריג.

למה דליפת הכנסות לא מופיעה בשום דוח?

דוחות מסכמים מה שקרה. דליפת הכנסות היא מה שלא קרה: חשבונית שלא הופקה, עדכון מחיר שלא בוצע. לתנועה שבוצעה יש רשומה, ואפשר לדגום אותה ולבדוק אותה. לאי-עשייה אין רשומה בכלל, ולכן אין מה לדגום.

זו גם הסיבה שהביקורת הפנימית ורואה החשבון כמעט לא תופסים אותה. הם בודקים מדגם של מה שנרשם, בדיעבד, ולפי מחלקות. הדליפה לא נרשמה, והיא יושבת בין שתי מחלקות.

התפר שבו זה קורה: מכירות ותפעול מול חיוב

מי שסוגר את העסקה ומי שנותן את השירות אינם מי שמפיק את החשבונית. המכירות סגרו עסקה עם תנאים מיוחדים, והחיוב עובד לפי מה שמופיע במערכת. התפעול ממשיך לתת שירות, והכספים לא יודעים שהוא ניתן. כל צד מניח בתום לב שהצד השני מטפל.

זה מקרה פרטי של בעיה רחבה יותר: הכשלים היקרים בארגון יושבים בתפר שבין מחלקות, ולתפר אין בעל תפקיד. התמונה המלאה, כולל תשלומים, הרשאות והשקעות, נמצאת בעמוד בקרה אוטומטית בארגון.

איך מאתרים דליפת הכנסות?

הופכים את הכיוון. במקום לחפש טעות במה שנרשם, בודקים מה היה אמור לקרות ומשווים למה שקרה. הפער הוא הממצא. כמה דוגמאות להצלבה כזו:

  • כל עסקה שנסגרה או כל שירות שסופק, מול חשבונית שהופקה עליהם.
  • כל הסכם עם סעיף הצמדה או העלאה שנתית, מול המחיר שחויב בפועל אחרי המועד.
  • כל חוזה שהסתיים, מול שירות שעדיין ניתן ללקוח.
  • כל חשבונית, מול המחיר וההנחה שסוכמו עם אותו לקוח.

ההצלבה רצה על כל העסקאות ובכל יום, ולא על מדגם בסוף השנה. מתחילים מהצלבה אחת, ומריצים אותה קודם על הנתונים ההיסטוריים שלכם. התוצאה מראה כמה מקרים היא הייתה מוצאת בשנה האחרונה, וכך גם מוכיחה אם היא שווה את ההשקעה.

כשהלקוחות מנוהלים ב-CRM והחשבוניות יוצאות ממערכת אחרת, חלק מהדליפה נולד בחיבור עצמו. מה עובר בין המערכות ומה נשאר ידני מפורט בעמוד סנכרון בין CRM למערכת החשבוניות.

מה אנחנו לא אומרים?

איננו מפרסמים אחוז דליפה, ואיננו מבטיחים לגבות סכום כלשהו. כל מספר כללי יהיה ניחוש על העסק שלכם. את המספר שלכם מקבלים מהנתונים שלכם.

הצלבה בודקת רק את מה שהיא מקבלת גישה אליו. אם ההסכמים לא שמורים במקום שאפשר לקרוא ממנו, ההצלבה שתלויה בהם לא תיבנה, וזה ייאמר בשלב המדידה ולא אחרי. ההחלטה אם לחייב לקוח, לפנות אליו או לוותר נשארת אצל אדם.

מאיפה מתחילים?

עם המקרה שכבר קרה לכם. אם גיליתם פעם חוזה שלא עודכן או שירות שלא חויב, זו ההצלבה הראשונה. אם עוד לא קרה כלום, מתחילים מהמקור שבו יש הכי הרבה עסקאות או חוזים. העבודה החוזרת שמסביב, כמו הדוח החודשי וההתאמות, מפורטת בעמוד אוטומציה פיננסית.

שאלות נפוצות

מה זו דליפת הכנסות?

דליפת הכנסות היא כסף שהעסק הרוויח ולא גבה: שירות שסופק ולא חויב, סעיף הצמדה שלא יושם, חוזה שהסתיים והשירות המשיך. היא לא נובעת מתנועה שגויה אלא מתנועה שלא קרתה, ולכן היא לא מופיעה בשום דוח.

מה הגורמים הנפוצים לדליפת הכנסות?

עסקה שנרשמה במכירות או בתפעול ולא נוצרה לה חשבונית, הצמדה למדד או העלאה שנתית שלא בוצעו במועד, חוזה שהסתיים והשירות ממשיך בלי חיוב, מחיר בחשבונית שאינו תואם להסכם של אותו לקוח, והנחה שחרגה מסמכות או שזוחלת לאורך שנה.

למה הביקורת הפנימית או רואה החשבון לא תופסים את זה?

ביקורת בודקת מדגם של תנועות שבוצעו. לחשבונית שלא הופקה או להצמדה שלא בוצעה אין רשומה, ולכן אין מה לדגום. בנוסף, הביקורת מאורגנת לפי מחלקות, והדליפה יושבת בתפר בין המכירות או התפעול לבין החיוב.

כמה כסף זה אצלנו?

אנחנו לא מפרסמים אחוז, כי כל מספר כללי יהיה ניחוש על העסק שלכם. את התשובה מקבלים מהנתונים שלכם: מריצים את ההצלבה על השנה האחרונה ורואים כמה מקרים היא הייתה מוצאת ובאיזה סכום.

זה מחליף את מחלקת הכספים או את מי שאחראי על החיוב?

לא. ההצלבה מוצאת את הפער ומגישה אותו עם ההקשר: איזו עסקה, איזה הסכם, מה היה אמור לקרות ומה קרה. ההחלטה אם לחייב, לפנות ללקוח או לוותר נשארת אצל אדם.

מאיפה מתחילים?

מהמקרה שכבר קרה לכם, אם קרה: חוזה שגיליתם שלא עודכן, או שירות שהתברר שלא חויב. אם עוד לא קרה כלום, מתחילים מהמקור שבו יש הכי הרבה עסקאות או חוזים, ומריצים עליו הצלבה אחת על הנתונים ההיסטוריים.

התוכן בעמוד זה הוא מידע כללי על דרך העבודה, ואינו הצעה, התחייבות או הבטחה לתוצאה. ההסדרים המחייבים (לרבות היקף השירות והטיפול במידע) נקבעים בהסכם בכתב. ראו תנאי שימוש.